General Terms and Conditions

(German version below)

General

The subject of the company includes the conceptualization, design, and implementation of temporary and permanent spaces, buildings, and installations, particularly at trade shows, exhibitions, and events, as well as the execution of live communication measures and the preparation, execution, and follow-up of workshops/coaching.

Scope

Orders and contractual relationships are based solely on the General Terms and Conditions (AGB) of VYVYD GmbH.

Our General Terms and Conditions are binding for all future transactions without requiring further notification. Any deviating, opposing, or supplementary AGB from the customer will not automatically become part of the contract, even if we are aware of them. Consent to these AGB must be expressly given in writing.

Offer & Conclusion of Contract

Our offers are binding if they are explicitly confirmed. For the validity of acceptance declarations, orders, and services of any kind, written form or written confirmation (via email) from both parties is required. The same applies to supplements, amendments, changes, or side agreements.

For additional services such as the supply of equipment, assembly work, and event support by our specialized staff, a fee will be charged according to individual agreements or the written confirmation of the offer.

All attached documents, such as drawings, illustrations, technical data, weight, dimension, and performance descriptions are only approximately binding. VYVYD GmbH retains all ownership and copyright rights to developed concepts, cost estimates, drawings, drafts, and planning documents. Dissemination to third parties requires the written approval of VYVYD GmbH.

Prices

All listed prices are exclusive of VAT. Unless otherwise agreed, orders to third parties are placed in the name and on behalf of VYVYD GmbH. In this case, VYVYD GmbH is not obligated to present or inform you about invoices for services rendered by third parties.

Services not included in the offer that are provided at the request of the client, or additional costs arising from incorrect information provided by the client, unforeseen transport delays, or lack of preliminary services by third parties—unless these were provided by VYVYD GmbH—will be charged to the client according to the current remuneration rates of VYVYD GmbH.

Payment Agreements and Security

The payment terms will be communicated during the offer submission and are binding. If the prepayment according to our invoice is not settled on time, we reserve the right to refuse delivery and provision of services for the event.

Payments must be made exclusively via bank transfer to the account of VYVYD GmbH, indicating the offer number. Discounts will only be granted if explicitly included in the offer confirmed by both parties.

For large orders, VYVYD GmbH reserves the right to require a bank guarantee from the client as security for payment. This guarantee will be returned to the client after full settlement of the invoice.

Retention of Title

The delivered goods and provided equipment remain the property of VYVYD GmbH. Pledging or transferring ownership to third parties is not permitted. If a third party accesses our goods or equipment, you are obliged to inform them of our ownership and to notify us immediately. In the event of contractual violations, we reserve the right to demand the return from third parties. The retrieval or seizure of our property does not constitute a withdrawal from the contract.

Withdrawal

In the event of a client's withdrawal from the contract, all incurred direct costs and any losses up to that point are to be reimbursed unless otherwise agreed. VYVYD GmbH reserves the right to claim higher damages.

Cancellation fees are structured as follows:

For the confirmed agency service (project management), the following cancellation fees apply:
- Withdrawal up to 40 days before the start of service: 20%
- Withdrawal up to 30 days before the start of service: 50% of the total amount
- Withdrawal up to 14 days before the start of service: 75%
- Withdrawal after the 14th day before the start of service: 100%
The incurred implementation costs (technology, exhibition construction, personnel, catering, etc.) are subject to the following scale:
- Withdrawal up to 12 weeks before the start of service: 20%
- Withdrawal up to 8 weeks before the start of service: 50%
- Withdrawal up to 6 weeks before the start of service: 75%
- Withdrawal up to 4 weeks before the start of service: 100%

The start of service provision is determined as the first setup day of events or generally the day on which VYVYD GmbH is obligated to provide its contractual services.

A written withdrawal is required, and the time of receipt of the withdrawal notice by VYVYD GmbH is decisive for the deadline calculation.

Provided Image Material, Usage Rights, Use of Video and Audio Recordings

The General Terms and Conditions (GTC) govern the use of any image material, regardless of the stage of creation or technical form. This expressly includes image material transmitted electronically or digitally.
The client confirms that the image material provided by VYVYD GmbH constitutes copyrighted photographic works according to § 2 Abs.1 No.5 of the Copyright Act.
Design proposals or concepts commissioned by the client are considered independent services and are to be compensated accordingly.
If the client does not provide specific instructions for the design of the images, complaints regarding the image representation and artistic-technical implementation are excluded. Change requests during or after the production process will be at the client's expense. VYVYD GmbH retains its right to payment for work already started.
The client essentially acquires a simple usage right to the images.
Exclusive usage rights, media- or spatially-related exclusive rights, as well as blocking periods must be agreed upon separately.
The transfer of usage rights to third parties by the client is not permitted. The usage rights transfer to VYVYD GmbH only after full payment of the fee.
Negatives, originals, or RAW files remain the property of VYVYD GmbH. Release occurs only by separate agreement.
VYVYD GmbH is authorized to create video and audio recordings within the framework of an order, during the project duration, and during the preparation and follow-up of projects. These recordings may be used by VYVYD GmbH for creating promotional videos on the Internet and at trade shows, for product presentations and explanations, and for visual design of their web presence.

VYVYD GmbH expressly assures the client that no recordings (audio or video) containing confidential company information or trade secrets of the client will be used.

The client gives their unrestricted consent to the unlimited temporal, spatial, and content-related use of video and audio recordings, tutorials, and presentations for the aforementioned purposes. The use of recordings for other purposes or the transfer to third parties is not permitted.

Revocation and Warranty

Complaints regarding possible defects must be made immediately after the contractually designated end of the event according to § 377 HGB in order to assert claims against VYVYD GmbH. Defect notices to VYVYD GmbH must be made in writing for documentation purposes.

If the client provides the premises and areas for the event, it is the client's responsibility to ensure that these are authorized and suitable for conducting the event. This includes obtaining any necessary permits, securing paths and areas against general hazards, and eliminating potential sources of danger. The client bears the duty of traffic safety for the facilities and premises they provide. They release VYVYD GmbH from any liability arising from a violation of the duty of traffic safety or from the condition or situation of the provided premises and areas.

Liability

The client is responsible for the loss, damage, and deterioration of the object of service if negligence or intent can be proven.

Claims arising from deterioration and/or loss of the object of service expire within one year from the time the object is transferred to the user, unless a longer period is legally stipulated.

The client commits to taking out property insurance for the entire contract duration of the use of the service, including extended usage according to § 5 No. 3, based on current value. This insurance should cover the object of service against loss, theft, damage, vandalism, destruction (especially elemental damage). The costs are borne by the client. VYVYD GmbH reserves the right to make the provision of services dependent on corresponding proof of insurance.

VYVYD GmbH is not liable for material, equipment, and venues provided by the client or third parties in connection with project execution. The client indemnifies VYVYD GmbH from any liability claims made by the client or participants against VYVYD GmbH. VYVYD GmbH assumes no liability if the personnel deployed during the event follow the client’s instructions.

Final Provisions

The General Terms and Conditions (GTC) apply to all clients of VYVYD GmbH.

For all legal relationships between VYVYD GmbH and the contractual partner, the law of the Federal Republic of Germany applies. The negotiation and contract language is German.

The place of fulfillment and jurisdiction for all direct disputes is the location of VYVYD GmbH. Should any provision of these terms and conditions be or become ineffective, the validity of the remaining provisions shall not be affected. The contracting parties commit to agreeing on an effective provision that comes closest to the intended will of the parties.

No verbal side agreements have been made. Changes to these provisions must be in writing to be effective.

The signer of a concluded contract is personally liable as a joint debtor alongside the named person, company, or organization. By signing, the signer assures that they are authorized and empowered to sign the contract.

Schönefeld, 01.01.2024

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ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

Allgemeines

Gegenstand des Unternehmens ist die Konzeption, das Design und die Umsetzung von temporären und dauerhaften Räumen, Bauten und Installationen, insbesondere auf Messen, Ausstellungen und Veranstaltungen sowie die Umsetzung von Live-Kommunikationsmaßnahmen und die Erarbeitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops/Coachings.

Geltungsbereich

Die Bestellung und das Vertragsverhältnis basieren ausschließlich auf den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der VYVYD GmbH.

Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sind für alle zukünftigen Geschäfte verbindlich, ohne dass es einer erneuten Hinweisung bedarf. Etwaige abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden auch bei Kenntnis nicht automatisch Vertragsbestandteil. Eine Zustimmung zu diesen AGB muss ausdrücklich schriftlich erfolgen.

Angebot & Vertragsabschluss

Unsere Angebote sind verbindlich, sofern sie ausdrücklich bestätigt werden. Zur Wirksamkeit von Annahmeerklärungen, Bestellungen und Dienstleistungen jeglicher Art ist die Schriftform oder schriftliche Bestätigung (per E-Mail) beider Vertragsparteien erforderlich. Gleiches gilt für Ergänzungen, Nachträge, Änderungen oder Nebenabreden.

Für zusätzliche Serviceleistungen wie die Lieferung von Geräten, Montagearbeiten und die Betreuung von Veranstaltungen durch unser Fachpersonal wird ein Entgelt gemäß individueller Vereinbarung oder gemäß dem schriftlich bestätigten Angebot erhoben.

Alle beigefügten Unterlagen wie Zeichnungen, Abbildungen, technische Daten, Gewichts-, Maß- und Leistungsbeschreibungen sind nur annähernd verbindlich. Die VYVYD GmbH behält sich alle Eigentums- und Urheberrechte an erstellten Konzepten, Kostenvoranschlägen, Zeichnungen, Entwürfen und Planungsunterlagen vor. Eine Weitergabe an Dritte bedarf der schriftlichen Genehmigung der VYVYD GmbH.

Preise

Alle genannten Preise verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer. Sollte keine abweichende Vereinbarung getroffen worden sein, erfolgt die Beauftragung von Dritten im Namen und auf Rechnung der VYVYD GmbH. In einem solchen Fall ist die VYVYD GmbH nicht verpflichtet, Rechnungen für Leistungen von Dritten vorzulegen oder über diese zu informieren.

Nicht im Angebot enthaltene Leistungen, die auf Wunsch des Auftraggebers erbracht werden oder zusätzliche Kosten, die aufgrund fehlerhafter Angaben des Auftraggebers, unvorhergesehener Transportverzögerungen oder mangelnder Vorleistungen Dritter entstehen - sofern sie nicht von der VYVYD GmbH erbracht wurden - werden dem Auftraggeber gemäß den aktuellen Vergütungssätzen der VYVYD GmbH in Rechnung gestellt.

Zahlungsvereinbarungen und Sicherheitsleistung

Die Konditionen für die Zahlung werden im Zuge der Angebotsübermittlung mitgeteilt und sind verbindlich. Sollte die Vorkasse gemäß unserer Rechnung nicht fristgerecht beglichen werden, behalten wir uns das Recht vor, die Lieferung und Erbringung von Dienstleistungen für die Veranstaltung zu verweigern.

Zahlungen sind ausschließlich per Überweisung auf das Bankkonto der VYVYD GmbH unter Angabe der Angebotsnummer zu leisten. Skonto oder Rabatte werden nur gewährt, wenn sie explizit im von beiden Vertragsparteien bestätigten Angebot enthalten sind.

Bei umfangreichen Aufträgen behält sich die VYVYD GmbH vor, vom Auftraggeber eine Bankbürgschaft als Sicherheit für die Zahlung zu verlangen. Diese Bürgschaft wird nach vollständiger Begleichung der Rechnung an den Auftraggeber zurückgegeben.

Eigentumsvorbehalt

Die gelieferten Waren und bereitgestellten Geräte bleiben Eigentum der VYVYD GmbH. Eine Verpfändung oder Sicherungsübereignung an Dritte ist nicht gestattet. Im Falle eines Zugriffs Dritter auf unsere Waren oder Geräte sind Sie verpflichtet, den Dritten auf unser Eigentum hinzuweisen und uns unverzüglich zu informieren. Bei Vertragsverletzungen behalten wir uns das Recht vor, die Herausgabe gegenüber Dritten zu verlangen. Die Rücknahme oder Pfändung unseres Eigentums durch uns stellt keinen Rücktritt vom Vertrag dar.

Rücktritt

Im Falle eines Rücktritts des Auftraggebers vom Vertrag sind die bis dahin angefallenen direkten Kosten sowie entstandene Verluste zu erstatten, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Die VYVYD GmbH behält sich das Recht vor, einen höheren Schaden geltend zu machen.

Die Stornierungskosten sind wie folgt gestaffelt:

1. Für die bestätigte Agenturleistung (Projektmanagement) gelten folgende Stornierungskosten: - Rücktritt bis 40 Tage vor Leistungsbeginn: 20% - Rücktritt bis 30 Tage vor Leistungsbeginn: 50% Umsatzsteuer - Rücktritt bis 14 Tage vor Leistungsbeginn: 75% - Rücktritt nach dem 14. Tag vor Leistungsbeginn: 100%

2. Die entstandenen Durchführungskosten (Technik, Messebau, Personal, Catering, etc.) unterliegen folgender Staffelung: - Rücktritt bis 12 Wochen vor Leistungsbeginn: 20% - Rücktritt bis 8 Wochen vor Leistungsbeginn: 50% - Rücktritt bis 6 Wochen vor Leistungsbeginn: 75% - Rücktritt bis 4 Wochen vor Leistungsbeginn: 100%.

Der Beginn der Leistungserbringung wird festgelegt als der erste Aufbautag von Veranstaltungen oder generell der Tag, an dem die VYVYD GmbH zur Erbringung ihrer vertraglichen Leistungen verpflichtet ist.

Ein schriftlicher Rücktritt ist erforderlich und der Zeitpunkt des Eingangs der Rücktrittserklärung bei der VYVYD GmbH gilt als maßgeblich für die Fristberechnung.

Überlassenes Bildmaterial, Nutzungsrechte, Nutzung von Video- und Audioaufnahmen

1. Die AGB regeln die Verwendung jeglichen Bildmaterials, unabhängig von Schaffensstufe oder technischer Form. Dies schließt ausdrücklich elektronisch oder digital übermitteltes Bildmaterial ein.

2. Der Kunde bestätigt, dass das von der VYVYD GmbH gelieferte Bildmaterial urheberrechtlich geschützte Lichtbildwerke gemäß § 2 Abs.1 Ziff.5 Urheberrechtsgesetz darstellt.

3. Gestaltungsvorschläge oder Konzeptionen, die vom Kunden in Auftrag gegeben werden, gelten als eigenständige Leistungen und sind entsprechend zu vergüten.

4. Sofern der Auftraggeber keine spezifischen Anweisungen zur Gestaltung der Lichtbilder erteilt hat, sind Reklamationen bezüglich der Bildauffassung und künstlerisch-technischen Umsetzung ausgeschlossen. Änderungswünsche während oder nach der Aufnahmeproduktion gehen zu Lasten des Kunden. Die VYVYD GmbH behält ihren Vergütungsanspruch für bereits begonnene Arbeiten.

5. Der Kunde erwirbt grundsätzlich ein einfaches Nutzungsrecht an den Bildern.

6. Exklusive Nutzungsrechte, medien- oder räumlich bezogene Exklusivrechte sowie Sperrfristen müssen gesondert vereinbart werden.

7. Eine Übertragung der Nutzungsrechte an Dritte durch den Kunden ist nicht gestattet. Die Nutzungsrechte gehen erst nach vollständiger Bezahlung des Honorars an die VYVYD GmbH über.

9. Negative, Originale oder RAW-Dateien verbleiben im Besitz der VYVYD GmbH. Eine Herausgabe erfolgt nur nach gesonderter Vereinbarung.

10. Die VYVYD GmbH ist befugt, im Rahmen eines Auftrags, während der Projektlaufzeit sowie bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Projekten Video- und Tonaufnahmen anzufertigen. Diese Aufnahmen können von der VYVYD GmbH für die Erstellung von Werbevideos im Internet und auf Messen, zur Produktpräsentation und -erklärung sowie zur visuellen Gestaltung ihrer Webpräsenz genutzt werden.

Die VYVYD GmbH sichert dem Auftraggeber ausdrücklich zu, dass keine Aufnahmen (weder audio- noch videovisuell), die vertrauliche Unternehmensinformationen oder Betriebsgeheimnisse des Auftraggebers enthalten, verwendet werden.

Der Auftraggeber erklärt sein uneingeschränktes Einverständnis zur zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten sowie kostenfreien Nutzung der Video- und Tonaufnahmen, Tutorials und Präsentationen für die genannten Zwecke. Eine Verwendung der Aufnahmen für andere Zwecke oder die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet.

Widerruf und Gewährleistung

Reklamationen bezüglich möglicher Mängel müssen unverzüglich nach dem vertraglich vorgesehenen Ende der Veranstaltung gemäß § 377 HGB gerügt werden, um Ansprüche gegen die VYVYD GmbH geltend zu machen. Die Mängelrüge gegenüber der VYVYD GmbH muss schriftlich zu Dokumentationszwecken erfolgen.

Sofern der Auftraggeber die Räumlichkeiten und Flächen für die Veranstaltung bereitstellt, obliegt es dem Auftraggeber sicherzustellen, dass diese für die Durchführung der Veranstaltung zugelassen und geeignet sind. Dazu gehört unter anderem die Beschaffung eventuell erforderlicher Genehmigungen, die Sicherung von Strecken und Flächen gegen allgemeine Gefahren sowie die Beseitigung potenzieller Gefahrenquellen. Der Auftraggeber trägt die Verkehrssicherungspflicht für die von ihm bereitgestellten Räumlichkeiten und Gelände. Er entbindet die VYVYD GmbH von jeglicher Haftung, die sich aus einer Verletzung der Verkehrssicherungspflicht oder aus der Beschaffenheit bzw. Lage der überlassenen Räumlichkeiten und Flächen ergeben könnte.

Haftung

Der Auftraggeber ist verantwortlich für den Verlust, die Beschädigung und die Verschlechterung des Leistungsgegenstandes, sofern ihm Fahrlässigkeit oder Vorsatz nachgewiesen werden kann.

Ansprüche aufgrund von Verschlechterung und/oder Untergang des Leistungsgegenstandes verjähren innerhalb eines Jahres ab dem Zeitpunkt der Übergabe des Gegenstandes an den Verwender, es sei denn, es ist gesetzlich eine längere Frist vorgesehen.

Der Auftraggeber verpflichtet sich, für die gesamte Vertragsdauer der Nutzung der Leistung, einschließlich einer erweiterten Nutzung gemäß § 5 Ziffer 3, eine Sachversicherung auf Zeitwertbasis abzuschließen. Diese Versicherung soll den Leistungsgegenstand gegen Verlust, Diebstahl, Beschädigung, Vandalismus, Zerstörung (insbesondere Elementarschäden) absichern. Die Kosten dafür trägt der Auftraggeber. Die VYVYD GmbH behält sich das Recht vor, die Erbringung von Leistungen von einem entsprechenden Versicherungsnachweis abhängig zu machen.

Die VYVYD GmbH haftet nicht für das vom Auftraggeber oder Dritten bereitgestellte Material, Geräte und Veranstaltungsorte im Rahmen der Projektdurchführung. Der Auftraggeber stellt die VYVYD GmbH von jeglichen Haftungsansprüchen frei, die von Seiten des Auftraggebers oder Teilnehmern gegen die VYVYD GmbH geltend gemacht werden. Die VYVYD GmbH übernimmt keine Haftung, wenn das eingesetzte Personal während der Veranstaltung den Anweisungen des Auftraggebers folgt.

Schlussbestimmungen

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Kunden der VYVYD GmbH.

Für sämtliche rechtlichen Beziehungen zwischen der VYVYD GmbH und dem Vertragspartner gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Verhandlungs- und Vertragssprache ist Deutsch.

Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle sich unmittelbar ergebenden Streitigkeiten ist der Sitz der VYVYD GmbH. Sollte eine Bestimmung dieser Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Vertragsparteien verpflichten sich, eine wirksame Regelung zu vereinbaren, die dem beabsichtigten Parteiwillen am nächsten kommt.

Mündliche Nebenabreden wurden nicht getroffen. Änderungen dieser Bestimmungen bedürfen der Schriftform, um wirksam zu sein.

Der Unterzeichner eines abgeschlossenen Vertrages haftet neben der benannten Person, Firma oder Organisation auch persönlich als Gesamtschuldner. Mit seiner Unterschrift versichert der Unterzeichner, dass er zur Vertragsunterzeichnung berechtigt und bevollmächtigt ist.